说到时间管理,小高感到深深的无力!我已经放弃治疗了....
断舍离→番茄工作法→头悬梁(短发实现不了~)→锥刺股(实在下不去手啊!)....
好多事情,想想就以为做过了...
那么...
Q1 其实你没有那么忙
工作上总有这样一群人,他们每天都貌似被淹没在工作里,说得最多的就是“没时间”,他们人生的全部,至少是时间,都献给了工作。他们可能是你的同事,也可能就是你自己。
但实际上,真有那么忙吗?
真实的情况往往是:
工作缺乏计划导致大量时间被浪费;
推进到一半的项目发现忽略了重要的环节而被迫搁置;
总是冒出很多其实不必要立刻做的事情来打断主线;
抓不到重点而缺乏优先顺序;
过分注重细节拖慢了整体的进度……
正是这些工作中的坏习惯,让你乱忙一气。
时间管理是个什么鬼?
那些时间管理的要点回顾~
做事能不能有点效率
晓不得轻重缓急嗦 人格能不能稳定点儿(不要随意变动计划)
当然,别忘了To- Do-List,每天早晨的这个好习惯真的很有用。而良好的团队协作也能帮上忙,找到能帮助你的同事,可以提高彼此的工作进度。
而“时间管理”比较特别的一点是,除了对于计划、效率的注重,在情感上奖赏自己也是让你“忙得更有价值”的办法,所以即使成功完成了一个小的工作,也应该庆祝一下,因为不断得到激励会让执行力增强。
Q2 任务一,写一份任务清单
拖着还没睡醒的脑袋去上班,路上要想的或许不止是早上吃点什么、 喝杯拿铁还是卡布奇诺;
昨天订好的会议里自己要说点什么;
中午前给老板写邮件汇报进度;
下午去见客户,主要谈哪个项目;
给某个过生日的同事准备礼物;晚上参加同学聚会别迟到……
面对不一样的“To-Do List”,在列完清单之后按照重要和紧急程度对优先级别进行排列、计算执行时间,保证任务完成并给自己留有余地。
制定任务清单要掌握的10件事
01控制列清单的时间
不少公司人都会在比如上班路上先花5至10分钟想好当天要做的事,到办公室再记下来。超出10分钟的情况也有,一般是在写项目计划时。
02限定任务数量
许多时候清单里的事项对于公司人没有强大动力,所以会有“拖延症”。数量过多可能会导致恐惧心理。
03把任务细化
有时对于任务的拖延是由于任务表述的模糊不清而造成的,因此需要细化到具体行动,即action。
04去掉那些从未解决(也没什么严重后果)的事项
根据帕累托法则,清单中20%的任务贡献了80%的价值。一项任务如果长期没有得到重视,那么它很可能是没有价值的。永远先做有价值的事。
05标明每个任务所需的时间
对于有经验的任务,规定所需的大概时间可以提高效率;对于没有经验的任务,可依据他人经验作为时间参考值,这样能防止在一个问题上花费过多时间。
06留出任务与任务之间的空当
这与个人经验和统筹思维有关。留太多时间会不连贯,反之则可能因一件任务延迟而造成连锁拖延。
07要不要分类?
清单里没必要区分长期和短期任务,清单就是每日备忘录,是实现长期或短期目标的具体实施步骤。不过在规划长期及短期目标的时候可以分成几大类,但不宜过多。通常公司人都有意识先完成紧急、重要的任务。
08遵循MECE原则
意思是“相互独立,完全穷尽”。在把一个工作项目分解为若干个更细的工作任务时,要遵循完整性和独立性的原则,即分解过程中不要漏掉某项,而每项工作之间要独立,不要有交叉重叠。
09列清单所使用的工具不宜过多
使用你觉得舒服的方式,最好能随时查看。同时最好只专注于一种记录方式,因为有时会忘记同步。在使用任务清单的25位受访公司人里有7位使用单一的记录工具。其他人则除了电子工具外多数还会用到本子。
10定期调整
对于完成的任务不是单纯将其在当天的清单上划掉,而是进行详细记录,然后每周末或月末时进行归纳总结,这有助于调整短期或阶段目标。同时,完成目标的成就感也是进行下一阶段任务的强大动力。
Q3 管好你的工作邮件
即使不像Excel、PPT达人那样值得炫耀,做一个处理邮件方面的达人也能保证相当一部分的工作效率。
对于大部分公司人来说,处理工作邮件已经成为职场中不可避免的基本命题。
事实上,用零碎的时间来处理邮件才是比较明智的办法
选择什么工具?
Label、Tag和文件夹
文件夹曾经是为邮件归档的好办法,在公司邮件系统里用这个方法来建立个人的数据资料库现在仍然是很常见的。
用大部分邮箱都开始支持标签,比如标签的先行者Gmail看起来又更进了一步,不仅可以直接使用鼠标拖拽标签分类,还包含可以自动归类的智能标签。
不要忘了另一个名为标记的小功能,给重要、优先和需要及时回复的邮件做标记,回复完再做一个标记。这样做起码可以避免“茶歇的时候用手机看完,打算到电脑上回复,结果坐到办公桌前就完全忘记了”的事情发生。
时间管理技巧
①70%时间用于当天工作,20%用于明天准备,10%用于下周计划筹措;
②70%时间用于工作,20%于家庭生活,10%于娱乐社交;
③70%时间专注工作,20%花在跟工作有关的新事物,10%花在没关联的新事情上。
2015年,好好珍惜!16条时间管理技巧,教你好好把握时间!
部分信息综合自网络、第一财经周刊